個人情報保護方針（在宅事業部）

目的

個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものである。多数の利用者やその家族についての、他人が容易に知り得ないような個人情報を、詳細に知りうる立場である職員が、個人の権利、利益を保護するために、個人情報を適切に管理できることを目的とする。

Ⅰ.利用目的の通知について

契約書・重要事項説明書にて利用者に守秘義務について説明をおこなう。
訪問介護の契約時において個人情報同意書について説明、同意をもらう。
利用目的の範囲として、通常の業務で想定される個人情報の利用目的および、通常の業務以外として下記について使用する。
1. 利用者・関係者が同意した介護業務
2. 利用者・関係者が当事者である契約の準備又は履行のために必要な場合
3. 当社が従うべき法的義務の履行のために必要な場合
4. 利用者・関係者の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
5. 裁判所及び礼状に基づく権限の行使による開示請求等があった場合

Ⅱ.相談室以外での対応について

外来など人が大勢いるところでは、挨拶、声かけに留めておく。
大きな声で、遠くから名前を呼ばない。
相談があると呼び止められた場合は、話が周りに聞こえもれないように配慮する。
なるべく相談室にお連れするように心がける。どうしても使用できない場合は、その場で話をして良いか相談者に確認をとる。他の場所を指定されれば、ゆっくりと相談ができる場所の配慮をする。

Ⅲ.カルテの保管について

カルテ名は関係職員以外には見られないところに保管する。
カルテの置いてある場所は容易に関係者以外が入れないように、保管場所から職員全員が離れる場合は部屋の鍵などをかける。
カルテは事業所に帰属するものであるから、事業所から持ち出す場合は、カルテ持ち出しチェック表に記入、所属長に報告すること。

Ⅳ.電話での対応について

相手の確認が取れない場合は、軽々しく問い合わせには答えない。必要と感じられれば、折り返し相手に電話することを伝え、本人の了承を確認する。
事業者に新規の依頼をする場合は、個人情報同意書をもらっている利用者において、必要最低限の情報は伝えて良いが、サービスに結びつかなかった場合、伝えた情報は破棄してもらうよう事業所に伝える。６ヶ月以内で破棄あるいは匿名にすれば、個人情報でなくなる。
家族の職場への連絡は、緊急事態でない限り、本人不在の場合は電話番号と個人名だけを伝え、用件は言わずに、連絡をいただきたいことを伝えるに留める。

Ⅴ.家族への対応

家族も第三者と扱われるので、予め誰に何処まで話すか利用者の確認、同意を取っておく。利用者の不利益とならないよう配慮する。
精神障害の利用者が、家族に内緒にしてほしいと言われた場合、利用者に意思表明能力があり、利用者に極めて不利益になることが、明らかな場合を除いて伝えてはいけない。医師との連携、判断を仰ぐ。

Ⅵ.第三者への情報提供

人の生命、身体、財産保護のために必要である場合で、本人の同意を得ることが困難である場合は、本人の同意をとらなくて良い。（重度の認知症患者の病状を家族に説明する場合など）
情報をFAXで送ることは違法ではないが、できる限り名前など特定できないように配慮する。またFAXを送ることを事前に伝えるか、届いたかを確認できればなお良い。また万が一間違って送ってしまった場合は、必ず破棄することを依頼する。
第三者からの情報取得も、本人の同意が得られていないことを知りながら得た情報であれば、不正取得にあたる場合もあるので、同意の確認をおこなう。
あらかじめ個人データを共有して利用することが、予定されている場合（ケアマネージャーとサービス提供事業者）は第三者に該当しないが、当初から予定されていなかった場合は、その都度同意をとること。

Ⅶ.相談室にて

相談する相手を招き入れる場合は、パソコンの画面やホワイトボード、机においてある利用者名を特定できるものを、相談者の目に触れないように配慮する。
席を立つ場合は、カルテ、情報などを開いたままで出ない。

Ⅷ.カルテの開示について

情報の開示を求められ開示しないことは違法であるが、第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、また当該個人情報取扱事業者が業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合は全部、または一部を開示しなくても良い。（第25条）
対面での開示を心がける。
開示することで、本人以外の人が不利益にならないよう配慮する。

Ⅸ.記録について

記録は相談している当事者のものであることを認識しておく。
誰とどこでいつ面談したか、その情報は他者に公表して良い情報か確認する。経過の中で公表することに変更があった場合も確認、記録する。